Erwerbstätige können die Kosten für ihr häusliches Arbeitszimmer nach dem Einkommensteuergesetz lediglich in zwei Fällen als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehen:
Ist das Arbeitszimmer der Mittelpunkt ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit, sind die Aufwendungen in tatsächlicher Höhe abziehbar (unbeschränkter Kostenabzug).
Ist das Arbeitszimmer zwar nicht der Tätigkeitsmittelpunkt, für die dort erledigten Arbeiten steht aber kein Alternativarbeitsplatz zur Verfügung, ist ein Kostenabzug bis maximal 1.250 € pro Jahr zulässig (beschränkter Kostenabzug).
In allen anderen Fällen (kein Mittelpunkt, kein fehlender Alternativarbeitsplatz) dürfen die Raumkosten nicht in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.
Die vorgenannten Abzugsbeschränkungen gelten jedoch nicht, wenn das Arbeitszimmer außerhalb der häuslichen Sphäre liegt. Hierbei handelt es sich um ein außerhäusliches Arbeitszimmer, was beispielsweise dann vorliegt, wenn der Steuerbürger eine separate Wohnung in einem Mehrfamilienhaus als Büro nutzt (auf einer anderen Etage als die Privatwohnung). Die Kosten dieses Raumes dürfen - sofern eine berufliche oder betriebliche Nutzung vorliegt - stets in voller Höhe steuerlich abgezogen werden.
In einer neuen Entscheidung hat der Bundesfinanzhof (BFH) erneut darauf hingewiesen, dass ein als Arbeitszimmer genutzter Kellerraum in einem Einfamilienhaus in aller Regel ein häusliches Arbeitszimmer ist und somit den Abzugsbeschränkungen unterliegt. Einzig bei intensivem Publikumsverkehr kann laut BFH die Verbindung zur häuslichen Sphäre aufgehoben sein. Gelegentliche Beratungsgespräche im Arbeitszimmer genügen hierfür jedoch nicht.
Hinweis: Nach der neueren BFH-Rechtsprechung liegt ein Raum erst dann außerhalb der häuslichen Sphäre, wenn er allein über eine allgemeine Verkehrsfläche zugänglich ist, die auch fremde Dritte nutzen können. Kellerräume können daher meist nur in Mehrfamilienhäusern als außerhäusliche Arbeitszimmer eingeordnet werden, da sie dann über das allgemein zugängliche Treppenhaus erreicht werden können (allgemeine Verkehrsfläche). Zusätzlich setzt der BFH für diese steuergünstige Einordnung voraus, dass der Kellerraum mit separatem Vertrag angemietet wurde und kein „Zubehörraum“ der Privatwohnung ist.